Communiqué

Données de l'OESRH

Context

En 2009, l’Outil électronique de suivi des ressources humaines (OESRH) a été mis au point pour remplacer l’outil manuel de suivi des ressources humaines. L’OESRH automatisé offre aux communautés/conseils tribaux un aperçu plus complet des modèles de dotation. L’utilisation de l’OESRH est obligatoire pour l’ensemble des communautés/conseils tribaux (voir l’Accord de contribution).

Confidentialité des donnée

Comme dans le cas du RSPS (l’outil électronique de rapport statistique sur la prestation des services), la protection de la confidentialité de l’information est d’une importance capitale. En plus de la protection des connexions aux serveurs et des connexions Internet, voici quelques-unes des mesures de protection intégrées au système

  • L’accès aux données de la communauté ou du conseil tribal ne peut se faire qu’avec la permission écrite de la communauté.
  • Toutes les données sont regroupées dès qu’elles sortent de la communauté/du conseil tribal. Les données d’identification personnelle, notamment l’identificateur de la communauté/du conseil tribal, ne sont pas téléchargées (c.-à-d. l’information ne sort pas de la communauté).
  • Les noms et les numéros d’identification (ID) des employés ne sont pas téléchargés :
    • Les colonnes Nom d’employé sont obligatoires afin de garantir la continuité et l’exactitude des données au sein de la communauté. La communauté/le conseil tribal peut utiliser des pseudonymes à son gré. Dans ce cas, un registre manuel détaillé doit être tenu afin d’assurer la traçabilité des pseudonymes à l’intérieur de la communauté/du conseil tribal (p. ex., dans l’éventualité d’un roulement de personnel).
    • Les numéros d’identification (ID) des employés sont obligatoires, parce que le système en a besoin pour le suivi des données et des modifications de données. Les numéros d’identification ne sont pas téléchargés et ne peuvent être reliés à un nom d’employé, sauf par le personnel désigné des SDMC de la communauté ou du conseil tribal.
  • Les renseignements précis (c.-à-d. le poste/rôle, l’autorisation/agrément, la situation d’emploi – temps plein, temps partiel, etc., le niveau d’instruction) ne peuvent faire l’objet d’un suivi pour un employé ou une communauté/un conseil tribal en particulier une fois qu’ils sont téléchargés.
    • Les rapports régionaux et nationaux ne fournissent que des données regroupées par régions, par exemple le nombre d’infirmières autorisées (IA) ou le nombre de fournisseurs de soins personnels à temps plein d’une région.


e-RSPS et e-SRH = e-RSPS version 5.0 disponible le 1 er avril 200

Le 1 er avril 2009, tous les utilisateurs pourront se procurer le e-RSPS version 5.0. Cette nouvelle version incorpore les trois nouvelles feuilles de travail qui composent le nouvel outil électronique de suivi des ressources humaines (e-SRH). Le e-SRH est une amélioration apportée au e-RSPS qui permet aux communautés de saisir de l’information relative aux ressources humaines. Il remplace donc le profil des ressources humaines du PSDMCPNI version papie

Veuillez utiliser le e-SRH pour soumettre votre rapport de suivi des ressources humaines de votre accord de contribution pour 2008-2009

Des séances de formation auront lieu dans toutes les régions. Si vous n’avez pas encore assisté à une de ces séances, ou si vous n’êtes pas encore inscrit à une d’entre elles, veuillez communiquer avec votre coordinateur régional du Programme de soins à domicile et en milieu communautaire.

Le 1 er avril 2009 :

  1. Communiquez avec votre bureau d’aide régional pour qu’on vous accorde l’accès au e-SRH. C’est la communauté qui détermine qui peut y accéder.
  2. Téléchargez le nouveau fichier e-RSPS version 5.0 :
    1. Visitez la page formation
    2. Cliquez sur l’icône e-RSPS / e-SRH fichier Excel version v5x0 du coté droit de la page;
    3. Sélectionnez l’icône Excel pour Enregistrer votre document dans le dossier voulu de votre ordinateur;
    4. Donnez un nom au fichier et enregistrez-le à l’endroit où vous enregistrez vos feuilles de travail du e-RSPS;
    5. Une fois votre document enregistrer, fermez l’application Web et reouvrir votre document à partir de l’endroit où il a été enregistré;
    6. Sélectionnez : Ouvrir;
    7. Sélectionnez : Activez les Macro ; * (voir la note ci-dessous)
    8. Entrez les données du programme SDMC;
    9. Enregistrez les données;
    Note : Pour vérifier si les macros ont été activées, cliquez sur le bouton de la calculatrice qui se trouve au milieu dans le haut de la feuille e-SRH HR Staff Worksheet. La calculatrice ne fonctionne pas si les macros n’ont pas été activées.
  3. Téléchargez les données sur l’application Soins à domicile et en milieu communautaire.
  4. Téléchargement des données dans l’e-SRH :

    La procédure de téléchargement des données dans l’e-SRH est la même que pour les données du e-RSPS. Vous pouvez télécharger vos données du e-SRH seules, ou les télécharger avec vos données du e-RSPS pour 2009-2010.

    Voici les raisons les plus courantes qui font que le téléchargement ne fonctionne pas
    • Le nom de la communauté ou du conseil tribal n’a pas été entré correctement. Vous devez l’entrer exactement de la façon dont il apparait sur le site Système d'information sur la santé des Premières nations et des Inuits. Si vous n’êtes pas certain de la façon de l’écrire, cliquez sur le lien suivant : http://www.fnihis.org/sispn/education/rsps/Community_hiera rchy_fr.html#04
    • Les macros n’ont pas été activées (voir ci-dessus).
  5. Création d’une nouvelle feuille de calcul :

    Après avoir enregistré et téléchargé vos données mensuelles, enregistrez votre feuille de calcul du e-RSPS/ e-SRH une deuxième fois, mais cette fois-ci enregistrez un nouveau fichier sous le nom du mois suivant. Modifiez ensuite les anciennes données du fichier sur tous les onglets qui doivent être mis à jour et qui ne seront pas utilisées le mois suivant. Ce processus élimine la nécessité de copier et de coller chaque mois les anciennes données de l’e-RSPS et/ou de l’e-SRH d’un dossier Excel à un autre

Mises à jour du e-RSP

Un seul changement mineur a été apporté aux feuilles de calcul du e-RSPS cette année :

  • Dans la feuille de soins à domicile, la colonne « Nombre de visites à domicile » a été renommée « Nombre de visites/événements à domicile ». Ce changement permet d’indiquer plus précisément le temps consacré à la gestion de cas.

    Note : La gestion de cas représente une partie importante du travail du personnel infirmier. N’oubliez pas d’entrer le temps que vous consacrez à cette activité. Si vous avez des questions, par exemple au sujet de ce qui doit être entré sous gestion de cas, vous pouvez consulter le manuel en ligne sur le e-RSPS / e-SRH accessible à l’adresse suivante :

    Formation ou contacter votre infirmière conseil/infirmier conseil.

Quelques changements ont été apportés aux rapports statistiques e-RSPS :

  1. On a diminué le nombre de types de rapports. Les rapports semestriels et semi-annuels ont été supprimés. Les rapports mensuels et annuels continueront d’être produits. Les rapports annuels fourniront les données cumulatives annuelles. Ce changement a été effectué parce que le système prend beaucoup de temps pour produire les rapports en raison du volume de données.
  2. Les rapports obligatoires et non obligatoires seront combinés en un seul rapport e-RSPS. Ce changement a été effectué pour tenir compte de l’accroissement du nombre de champs dans les rapports obligatoires et de la diminution du nombre de champs dans les rapports non obligatoires au cours des dernières années. Ce changement entrera en vigueur en septembre 2009.
  3. Il ne sera plus possible de télécharger les données du e-RSPS datant de plus de 18 mois. Ce changement a également été apporté en raison de l’important volume de données et du temps que prend le système pour produire les rapports. Il n’y a cependant aucune contrainte de temps en ce qui concerne les données de l’e-SRH.
  4. Il sera désormais possible d’indiquer le nombre de clients actifs (par mois, exercice et année civile) dans les rapports. Un client actif est un client qui a reçu des services de soins à domicile au cours de la période visée. Ce changement entrera en vigueur en septembre 2009.
  5. Le rapport sur les espaces communautaires sera produit seulement si une valeur supérieure à 0 est entrée dans le rapport. Cela limitera le nombre de pages du rapport. Ce changement entrera en vigueur en septembre 2009.

Date du congé d’un clien

Veuillez s’il vous plait ne pas oublier d’indiquez la date du congé de vos clients dans le e-RSP

Indiquer les clients qui ont reçu leur congé vous prendra que quelques minutes de plus à chaque mois mais le fait de ne pas entrer cette information a une incidence négative sur les données statistiques et, par conséquent, sur notre capacité de produire des rapports précis

Par exemple :

  1. Le nombre de clients qui reçoivent des SDMC indiqué dans les rapports du e-RSPS est beaucoup plus élevé que le nombre de clients qui ont vraiment reçu des services l’an passé. Dans certaines communautés, le nombre de clients « actifs » est presque égal à la population de la communauté!
  2. La durée moyenne de la période pendant laquelle les clients reçoivent des SDMC correspond à plus de 500 jours. Bien que de nombreux clients reçoivent des soins à long terme, ce chiffre ne représente pas la moyenne réelle!
  3. Il est impossible de calculer la moyenne d’heures de service fournies à un client en particulier. Si l’on n’indique pas que le client a reçu son congé, le résultat indique que nous avons un très grand nombre de clients qui reçoivent chacun très peu d’heures de services par année! (Nombre d’heures de services offerts divisé par le nombre de clients.)
  4. La « raison du congé » fournit aux responsables du programme de l’information importante.